הובלת משרד עורכי דין: ניהול ושינוע ארכיונים ומידע רגיש

משרד עורכי דין אינו סתם משרד: הוא מכיל מידע אישי רגיש של לקוחות, תיקי בית משפט ומסמכים שנצברו לעתים על פני עשרות שנים. כל שיבוש בהובלה — מסמך שנפל, קרטון שנאבד — יכול לגרום לנזק מקצועי.

עקרון הסודיות בהובלה

לפני שתחתמו עם חברת הובלה, ודאו שהפועלים חותמים על הסכם סודיות. נתנאל הובלות מוכנה לחתום על הסכמים כאלה בהתאם לדרישת הלקוח.

ניהול ארכיון לפני ההובלה

שלב מקדים קריטי: לפני שמעבירים קרטון אחד, מפו את הארכיון — קטלגו תיקים לפי שנה, לפי לקוח, לפי סוג תיק. סמנו תיקים שהוגמרו ותיקים פעילים בצבעים שונים. תיקים לא פעילים מעל 10 שנים — שקלו מחיקה כדין לפני ההובלה.

אריזה נכונה של תיקים ומסמכים

תיקים עמדה: ארזו ישר (לא שכובים) כדי לא לדפורם את הכריכות. סמנו שם לקוח/שנה על גב כל קרטון. קרטון A4 מחזיק כ-2,000 דפים.

מחשבים ומסדי נתונים

תוכנות ניהול משרד — גבו את הנתונים יום לפני ההעברה. ודאו שמחשבים מגיעים מוגנים עם סיסמה ונעולים.

לוח זמנים

מומלץ לבצע הובלת משרד עורכי דין ביום שישי כדי לחזור לפעילות מלאה ביום ראשון.

צרו קשר — מתמחים בהובלות מוסדיות עם סודיות מלאה.